Как правильно заполнить форму I-9: сроки, разделы и документы для работодателей США

Форма I-9 заполняется в два этапа — раздел 1 сотрудник оформляет не позже первого дня работы, раздел 2 работодатель завершает не позднее третьего рабочего дня, предоставив документы из списка A либо из списков B и C.

Коротко

• Второй раздел формы I-9 работодатель обязан заполнить не позднее конца третьего рабочего дня сотрудника.
• Действующая форма I-9 (редакция августа 2023 года и обновление от 20.01.2025) действительна до 31 мая 2027 года.
• Приложение A заполняется только если документы готовил переводчик или другой человек за сотрудника.
• После новых директив ICE ошибку в I-9, найденную при аудите, рекомендуют исправлять заполнением формы заново, а не запиской в файл.
• Для подтверждения права на работу нужен либо один документ из списка A, либо пара документов из списков B и C.

Что такое форма I-9 и зачем она нужна работодателю

Работодатель обязан иметь заполненную форму I-9 на каждого действующего сотрудника — без исключений для частичной занятости или испытательного срока. При заполнении формы сам работник решает, какие документы предъявить в качестве подтверждения личности и права на работу: работодатель не вправе требовать конкретный документ или список документов, а обязан лишь показать, какие варианты допустимы в принципе.

Форму рекомендуется поручать отдельному ответственному сотруднику — своего рода внутреннему эксперту по I-9, который проверяет документы, ведёт записи (бумажные или электронные) и отвечает за их надёжное хранение.

Форма I-9 связана с антидискриминационными положениями: раздел, который курирует Министерство юстиции, запрещает работодателю обращаться с сотрудниками по-разному из-за их национальности, иммиграционного статуса или происхождения. Отсюда требование: любое сообщение о документах — будь то напоминание о сроках или разъяснение правил — должно уходить всем сотрудникам в одинаковой форме, а не выборочно.

Какую версию формы I-9 использовать в 2026 году

Действующая версия формы I-9 вступила в силу 1 августа 2023 года, а в начале 2025 года вышло её обновлённое издание, помеченное датой 20.01.2025. Использовать прежнюю форму 2019 года разрешалось до 31 октября 2023 года включительно — с 1 ноября 2023 года работодатели обязаны применять только версию, введённую в августе 2023 года.

Текущая редакция действует до 31 мая 2027 года — после этой даты форма перестанет быть действительной для приёма новых сотрудников. При оформлении можно встретить два выпуска: релиз августа 2023 года и релиз, помеченный датой 20 января 2025 года, — оба варианта признаются действующими до истечения срока.

Если в отделе кадров обнаружили, что для нового сотрудника использовали устаревшую версию формы, порядок исправления — отдельный вопрос, который подробно описан в разделе об ошибках в форме I-9.

Сроки заполнения первого раздела формы I-9

Первый раздел формы I-9 заполняет сам сотрудник, и сделать это нужно не позднее первого дня работы. Некоторые компании разрешают заполнить раздел раньше — ещё до выхода на работу, если в найме используется электронная система I-9.

Раньше принятия предложения о работе заполнять форму нельзя: пока оффер не принят, у человека формально нет статуса сотрудника, на которого распространяется эта обязанность. Из этого же правила следует запрет использовать форму I-9 как инструмент предварительного отбора кандидатов — проверять документы до найма через неё недопустимо.

Раньше принятия предложения о работе заполнять форму нельзя: пока оффер не принят, у человека формально нет статуса сотрудника, на которого распространяется эта обязанность.

На практике нарушение сроков заполнения первого раздела — одна из самых частых ошибок в работе с формой I-9. Чаще всего это не злой умысел, а обычная забывчивость: сотрудник отдела кадров в день выхода нового работника просто не успел или забыл оформить документ. Чтобы так не происходило, в компании стоит назначить конкретного человека, отвечающего за соблюдение сроков по форме I-9.

Сроки заполнения второго раздела: что должен сделать работодатель

Второй раздел формы I-9 заполняет работодатель или его уполномоченный представитель — не сам сотрудник. Завершить его нужно не позднее конца третьего рабочего дня с момента начала работы.

Пример расчёта: если сотрудник вышел на работу в понедельник, третий рабочий день приходится на четверг — именно этот день считается крайним сроком для заполнения второго раздела.

К этому сроку сотрудник должен предъявить документы: либо один документ из списка A, либо сочетание документов из списков B и C. Если документы не поданы до конца третьего рабочего дня, работодателю нужно принять решение о дальнейшей судьбе трудовых отношений с этим сотрудником в конкретной ситуации.

Списки документов A, B и C для формы I-9

Работник подтверждает личность и право на работу одним из двух способов: документом из списка A либо парой документов — одним из списка B и одним из списка C.

Список	Что подтверждает	Пример логики применения
A	Личность и разрешение на работу одновременно	Один документ закрывает оба требования
B	Только личность	Обязательно дополняется документом из списка C
C	Только разрешение на работу	Обязательно дополняется документом из списка B

Если сотрудник предъявил документ только из списка B, этого недостаточно — нужен ещё документ из списка C, подтверждающий право на работу. И наоборот: один документ из списка C без документа из списка B не закрывает требование по удостоверению личности.

Полный перечень принимаемых документов называется List of Acceptable Documents. Его можно скачать на сайте USCIS — там же находятся I-9 Center и M-274 Booklet, которые служат справочными материалами для работодателей при проверке документов.

Список не исчерпывает все возможные документы: по оценкам специалистов, существует ряд документов, которые могут быть приняты, хотя прямо в списке не упомянуты. Пример — удостоверения личности, выданные местными органами власти: они обычно принимаются, если соответствуют требованиям, даже когда не названы в перечне буквально. При сомнении в статусе конкретного документа стоит обращаться с вопросом напрямую, а не отказывать сотруднику по умолчанию.

Приложение A: когда его нужно заполнять

Приложение A — часть формы I-9, выпущенной 20 января 2025 года. Его заполняют, если при оформлении документов сотруднику помогал переводчик или человек, готовивший документы за него. Если работник заполнял форму сам, без переводчика и без постороннего, кто готовил за него документы, приложение A не требуется.

Ошибки в форме I-9 и как их исправлять

Раньше при обнаружении ошибки в заполненной форме I-9 рекомендовали составить записку в файл сотрудника: указать, в чём была ошибка, и зафиксировать, что компания учла её на будущее.

Но новые директивы ICE изменили подход к техническим нарушениям в форме I-9, которые выявляются при аудите: вместо записки в файл теперь рекомендуют заполнять форму заново. Прежде чем переделывать форму, стоит проконсультироваться с юридическим консультантом — это нужно, чтобы исправление прошло корректно и чтобы переписка с сотрудником по поводу ошибки не выглядела как проявление дискриминации по признаку гражданства, иммиграционного статуса или национального происхождения. Любое обращение к сотрудникам по вопросам формы I-9 должно быть одинаковым для всех — и ответы на их вопросы тоже должны быть последовательными.

новые директивы ICE изменили подход к техническим нарушениям в форме I-9, которые выявляются при аудите: вместо записки в файл теперь рекомендуют заполнять форму заново