Як правильно заповнити форму I-9: строки, розділи та документи для роботодавців США

Форма I-9 заповнюється у два етапи — розділ 1 працівник оформляє не пізніше першого дня роботи, розділ 2 роботодавець завершує не пізніше третього робочого дня, надавши документи зі списку A або зі списків B і C.

Коротко

• Другий розділ форми I-9 роботодавець зобов’язаний заповнити не пізніше кінця третього робочого дня працівника.
• Чинна форма I-9 (редакція серпня 2023 року та оновлення від 20.01.2025) дійсна до 31 травня 2027 року.
• Додаток A заповнюється лише якщо документи готував перекладач або інша людина за працівника.
• Після нових директив ICE помилку в I-9, знайдену під час аудиту, рекомендують виправляти заповненням форми заново, а не запискою у файл.
• Для підтвердження права на роботу потрібен або один документ зі списку A, або пара документів зі списків B і C.

Що таке форма I-9 і навіщо вона потрібна роботодавцю

Роботодавець зобов’язаний мати заповнену форму I-9 на кожного чинного працівника — без винятків для часткової зайнятості чи випробувального терміну. Під час заповнення форми сам працівник вирішує, які документи пред’явити як підтвердження особи та права на роботу: роботодавець не вправі вимагати конкретний документ чи перелік документів, а зобов’язаний лише показати, які варіанти допустимі в принципі.

Форму рекомендується доручати окремому відповідальному співробітнику — свого роду внутрішньому експерту з I-9, який перевіряє документи, веде записи (паперові чи електронні) та відповідає за їх надійне зберігання.

Форма I-9 пов’язана з антидискримінаційними положеннями: розділ, який курує Міністерство юстиції, забороняє роботодавцю поводитися з працівниками по-різному через їхню національність, імміграційний статус чи походження. Звідси вимога: будь-яке повідомлення щодо документів — чи то нагадування про строки, чи роз’яснення правил — має надсилатися всім працівникам в однаковій формі, а не вибірково.

Яку версію форми I-9 використовувати у 2026 році

Чинна версія форми I-9 набула чинності 1 серпня 2023 року, а на початку 2025 року вийшло її оновлене видання, позначене датою 20.01.2025. Використовувати попередню форму 2019 року дозволялося до 31 жовтня 2023 року включно — з 1 листопада 2023 року роботодавці зобов’язані застосовувати лише версію, введену в серпні 2023 року.

Поточна редакція чинна до 31 травня 2027 року — після цієї дати форма перестане бути дійсною для прийняття нових працівників. Під час оформлення можна зустріти два випуски: реліз серпня 2023 року та реліз, позначений датою 20 січня 2025 року, — обидва варіанти визнаються чинними до завершення строку дії.

Якщо у відділі кадрів виявили, що для нового працівника використали застарілу версію форми, порядок виправлення — окреме питання, детально описане в розділі про помилки у формі I-9.

Строки заповнення першого розділу форми I-9

Перший розділ форми I-9 заповнює сам працівник, і зробити це потрібно не пізніше першого дня роботи. Деякі компанії дозволяють заповнити розділ раніше — ще до виходу на роботу, якщо під час найму використовується електронна система I-9.

Раніше прийняття пропозиції про роботу заповнювати форму не можна: поки офер не прийнято, у людини формально немає статусу працівника, на якого поширюється цей обов’язок. З цього ж правила випливає заборона використовувати форму I-9 як інструмент попереднього відбору кандидатів — перевіряти документи до найму через неї неприпустимо.

Раніше прийняття пропозиції про роботу заповнювати форму не можна: поки офер не прийнято, у людини формально немає статусу працівника, на якого поширюється цей обов’язок.

На практиці порушення строків заповнення першого розділу — одна з найчастіших помилок у роботі з формою I-9. Найчастіше це не злий умисел, а звичайна забудькуватість: співробітник відділу кадрів у день виходу нового працівника просто не встиг або забув оформити документ. Щоб так не траплялося, у компанії варто призначити конкретну людину, відповідальну за дотримання строків щодо форми I-9.

Строки заповнення другого розділу: що має зробити роботодавець

Другий розділ форми I-9 заповнює роботодавець або його уповноважений представник — не сам працівник. Завершити його потрібно не пізніше кінця третього робочого дня від моменту початку роботи.

Приклад розрахунку: якщо працівник вийшов на роботу в понеділок, третій робочий день припадає на четвер — саме цей день вважається крайнім строком для заповнення другого розділу.

До цього строку працівник має пред’явити документи: або один документ зі списку A, або поєднання документів зі списків B і C. Якщо документи не подано до кінця третього робочого дня, роботодавцю потрібно ухвалити рішення щодо подальшої долі трудових відносин із цим працівником у конкретній ситуації.

Списки документів A, B і C для форми I-9

Працівник підтверджує особу та право на роботу одним із двох способів: документом зі списку A або парою документів — одним зі списку B і одним зі списку C.

Список	Що підтверджує	Приклад логіки застосування
A	Особу та дозвіл на роботу одночасно	Один документ закриває обидві вимоги
B	Лише особу	Обов’язково доповнюється документом зі списку C
C	Лише дозвіл на роботу	Обов’язково доповнюється документом зі списку B

Якщо працівник пред’явив документ лише зі списку B, цього недостатньо — потрібен ще документ зі списку C, що підтверджує право на роботу. І навпаки: один документ зі списку C без документа зі списку B не закриває вимогу щодо посвідчення особи.

Повний перелік документів, що приймаються, називається List of Acceptable Documents. Його можна завантажити на сайті USCIS — там же містяться I-9 Center і M-274 Booklet, які слугують довідковими матеріалами для роботодавців під час перевірки документів.

Список не вичерпує всі можливі документи: за оцінками фахівців, існує низка документів, які можуть бути прийняті, хоча прямо у списку не згадані. Приклад — посвідчення особи, видані місцевими органами влади: вони зазвичай приймаються, якщо відповідають вимогам, навіть коли не названі в переліку буквально. У разі сумніву щодо статусу конкретного документа варто звертатися із запитанням безпосередньо, а не відмовляти працівнику за замовчуванням.

Додаток A: коли його потрібно заповнювати

Додаток A — частина форми I-9, випущеної 20 січня 2025 року. Його заповнюють, якщо під час оформлення документів працівнику допомагав перекладач або людина, яка готувала документи за нього. Якщо працівник заповнював форму сам, без перекладача і без сторонньої особи, що готувала за нього документи, додаток A не потрібен.

Помилки у формі I-9 та як їх виправляти

Раніше у разі виявлення помилки в заповненій формі I-9 рекомендували скласти записку у файл працівника: вказати, у чому була помилка, і зафіксувати, що компанія врахувала її на майбутнє.

Але нові директиви ICE змінили підхід до технічних порушень у формі I-9, які виявляються під час аудиту: замість записки у файл тепер рекомендують заповнювати форму заново. Перш ніж переробляти форму, варто порадитися з юридичним консультантом — це потрібно, щоб виправлення пройшло коректно і щоб листування з працівником щодо помилки не виглядало як прояв дискримінації за ознакою громадянства, імміграційного статусу чи національного походження. Будь-яке звернення до працівників щодо питань форми I-9 має бути однаковим для всіх — і відповіді на їхні запитання теж мають бути послідовними.

нові директиви ICE змінили підхід до технічних порушень у формі I-9, які виявляються під час аудиту: замість записки у файл тепер рекомендують заповнювати форму заново