Під час подачі документів у USCIS потрібно дотримуватися кількох правил форматування, сканування та організації файлів. Від розміру паперу до назви файлів — кожна деталь впливає на те, чи буде USCIS розглядати вашу справу.

Розмір паперу та розміщення тексту

Усі документи мають бути надруковані на американському папері формату Letter (8,5 x 11 дюймів). Цей розмір суттєво відрізняється від A4, який використовується в більшості країн світу. Якщо вихідний документ у форматі A4, при скануванні або копіюванні потрібно вибрати опцію «fit to printable area», щоб він поміститися на Letter.

Документи мають бути орієнтовані вертикально, щоб працівник USCIS міг їх читати без повороту. Виключення — оригінальні документи в альбомній орієнтації: їх сканують у їхному природному розмірі, не переорієнтовуючи й не зменшуючи. При копіюванні важливо уникнути перекосу, скошеності, спотворень, розмитості, смуг від сканера або тонера.

Колір, розмір та збереження деталей

Скановані документи для онлайн-подачі можуть бути чорно-білими, але в ідеалі мають бути в повному кольорі. Для документів, надісланих поштою, прийнятні як кольорові, так і чорно-білі копії.

Документи потрібно зберігати максимально близькими до їхнього природного розміру. Їх не можна зменшувати чи збільшувати, оскільки це може порушити читабельність. Наприклад, якщо біографічна сторінка паспорта займає половину листа, не слід її збільшувати, щоб заповнити всю сторінку.

Документ має повністю розміщуватися на сторінці без обрізання. Не можна виділяти, підкреслювати чи робити помітки на документах, що подаються. USCIS використовує сканери, які не можуть правильно зчитувати виділений текст, виправлення коректором або клейкою стрічкою.

Двосторонні документи та переклади

Для відправлення поштою всі документи мають бути односторонніми. Якщо оригінальний документ має обидві сторони, обидві версії копіюються окремо. Якщо на зворотньому боці є печатки, штампи, підписи чи хоча б одне слово, потрібно надіслати як передню, так і задню копію на окремих листах паперу.

Для онлайн-подачі переднюю й задню частини документа включають в один PDF-файл. Для документів на кшталт посвідчень особи, страховок та EAD передню й задню сторони можна розмістити на одній сторінці.

Якщо документ не англійською мовою, переклади мають йти відразу ж після копії оригіналу. При онлайн-подачі переклад поміщається в один PDF з оригіналом.

Організація файлів при онлайн-подачі

При завантаженні документів онлайн їх потрібно об’єднувати за типами. Не слід завантажувати зображення поодинці чи банківські виписки окремо. Кожному файлу потрібно дати ясну, зрозумілу назву. Хоча це не обов’язкова вимога, такий підхід робить справу більш доступною для обробки.

Не можна шифрувати чи захищати файли паролем. USCIS не намагається відкривати захищені документи, тому такі докази не будуть розглядатися.

Документы разложены на столе: паспорт, свидетельства и копии для подачи

Оригінали та справжність документів

Не потрібно надсилати оригінали документів на кшталт свідоцтв про народження чи шлюб, якщо USCIS спеціально цього не вимагає. Оригінали не повертаються. Їх потрібно буде принести на співбесіду для отримання грін-карти. До цього часу надсилаються копії.

Документи не потрібно апостилювати чи нотаріально засвідчувати, але якщо копія вже апостильована чи засвідчена нотаріусом, це також допустимо.

Документи від третіх осіб

Якщо документ надані третьою стороною й захищені паролем — наприклад, декларація про доходи від податкового консультанта — завантажувати її не можна. Навіть якщо додати окремий документ з паролем, USCIS не відкриє захищений файл, і докази не будуть враховані.